Stadt Memmingen:Empfehlungen, rechtliche Grundlagen

Der Einheitsaktenplan wird vom Bayerischen Gemeindetag, vom Bayerischen Städtetag, vom bayerischen Landkreistag und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns fortgeschrieben und zur Anwendung empfohlen.

Auf den Webseiten der Generaldirektion wird die jeweils aktuelle Fassung veröffentlicht.

Aufbauend auf dem Einheitsaktenplan wurden von den kommunalen Spitzenverbänden und der Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns Aufbewahrungsfristen für Verwaltungsschriftgut fortgeschrieben und zur Anwendung empfohlen.

Auf den Webseiten der Generaldirektion wird die jeweils aktuelle Fassung veröffentlicht.

Bewertungsempfehlungen der Arbeitsgruppe "Archivische Bewertung" der Arbeitsgemeinschaft bayerischer Kommunalarchive

Auf Initiative der beiden Stadtarchive Nürnberg und Augsburg wurde auf der 44. Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft bayerischer Kommunalarchive in Schwabach am 11. Juni 2010 der Arbeitskreis "Archivische Bewertung" eingerichtet, der zur 50. Jahrestagung am 17. März 2017 nachfolgende Empfehlungen abgegeben hat.

Aufgabe des Arbeitskreises war es, einen Leitfaden zu entwickeln, an dem sich Archive bei der Übernahme von behördlichem Schriftgut im Rahmen der Aussonderung orientieren können. Die damit in den Blick genommene Bewertung des angebotenen Registraturgutes soll eine erste Arbeitshilfe für die mit der Archivierung betrauten Fachkollegen sein. Zudem ist so die Übernahme von als archivwürdig bewerteten Unterlagen in die Archive als ein nachvollziehbares und von archivfachlichen Überlegungen geprägtes Handeln anzustreben.

Die hier vermerkten Bewertungen begreifen sich als Empfehlungen. Lokale Gegebenheiten und das jeweils beabsichtigte Archivprofil wie auch die Größe der Kommune und ihres Archivs können weitere ausschlaggebende Bewertungskriterien sein. Die in den Kommunen gepflegten Ablagegewohnheiten zwingen unter Umständen auch zur Prüfung von Aktengruppen, die in der Regel nicht archivwürdiges Schriftgut erwarten lassen (z.B. gesammelte Rechtsgrundlagen mit ergänzenden individuellen und damit archivwürdigen Stellungsnahmen).

Das Bayerische Archivgesetz regelt Aufgaben und Organisation der staatlichen Archive in Bayern. Für Unterlagen, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder sonstigen Geheimnisvorschriften unterliegen, sowie für personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten unterliegen, gelten einige Vorschriften des Archivgesetzes für Kommunale Archive sinngemäß (Art. 13).

Der Bayerische Städtetag empfiehlt den Kommunen in Bayern den Erlass einer Archivsatzung aufbauend auf nachfolgend veröffentlichtem Satzungsmuster, das wiederum auf der Basis des Bayerischen Archivgesetzes ausgearbeitet wurde.

• Stadtarchiv Amberg
• Stadtarchiv Augsburg
• Stadtarchiv Bamberg
• Stadtarchiv Erlangen
• Stadtarchiv Memmingen
• Stadtarchiv München
• Stadtarchiv Nürnberg
• Stadtarchiv Würzburg

In einer Gemeinsamen Bekanntmachung des Bayerischen Staatministeriums des Innern und des Staatsministeriums für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst von 1992 sind die Aufgaben der Archive sowie der Archivpfleger geregelt.

Der Bayerische Städtetag empfiehlt den Kommunen in Bayern den Erlass einer Dienstanweisung zur Aktenaussonderung von Unterlagen der Kommunalverwaltungen. Für die staatlichen Dienststellen gilt die Aktenaussonderungsbekanntmachung von 1991, zuletzt geändert 2001. Sie ist in Kommunalarchiven gemäß Art. 13 des Bayerischen Archivgesetzes für Unterlagen, die unter einem besonderen Geheimnisschutz stehen, analog anzuwenden.

Mit Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 13. Oktober 2015 (KWMBl. I 2015, S. 221), geändert durch Bekanntmachung vom 30.06.2016, wurden Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen publiziert, die die Archivierung von Schulunterlagen im zuständigen Staatsarchiv vorsehen. Ergänzend dazu hat das Staatsministerium mit Bekanntmachung vom 2. August 2017 (KWMBl. Nr. 9/2017) eine rechtliche Grundlage geschaffen, Unterlagen von Schulen auch in Kommunalarchiven aufzubewahren, zu erschließen und zugänglich zu machen. Dazu dient nachfolgender Musterarchivierungsvertrag zwischen Freistaat und Kommune.